东 南 大 学 文 件
来华人员费用核算管理办法》的通知
根据有关文件精神，结合我校教学、科研等实际情况，经讨论决定,现将修订后的《东南大学邀请国（境）外来华人员费用核算管理办法》予以印发，请遵照执行。
东南大学
2017年11月27日
（主动公开）
东南大学邀请国（境）外来华人员
费用核算管理办法
第一章 总则
第一条 为了进一步推进简政放权、放管结合、优化服务，改革和创新邀请国（境）外来华人员（以下称来华人员）费用使用和管理，促进形成充满活力的管理和运行机制，更好地激发广大教学、科研人员的积极性，同时保障我校来华人员费用支出的合理性与合规性，根据《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行〔2013〕533号）、《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）等有关规定，结合我校教学、科研等实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于校内所有单位的邀请来华人员行为。
第三条 邀请来华人员经费应坚持规范管理、合理使用、专款专用和厉行节约的原则。列支来华人员费用的专项经费有国家或地方管理政策的依据其相关规定执行。核算的一般管理适用本办法。
第二章 预算管理
第四条 邀请来华人员费用应纳入各单位项目预算。各单位应加强邀请来华人员经费预算管理，在核定的预算经费内，区别经费来源，对照相应的管理办法安排邀请活动支出,不得超预算或无预算安排邀请。
第五条 邀请的来华人员经费支出，按规定的开支范围和资助标准执行；各单位不得擅自扩大开支范围、支付标准，不得擅自改变来华人员费用的用途，不得挪用和挤占。
第六条 邀请来华人员费用的报销支付按照国库集中支付和公务卡管理的有关制度执行，采用银行转账或公务卡方式结算，原则上不得以现金方式支付。
第七条 项目经费需使用购汇限额的单位应按学校有关用汇预算管理的要求，申报年度单位用汇预算报财务处审核，未申报预算的不得使用购汇限额。
第三章 经费使用、核算管理
第八条 邀请来华人员费用基本开支范围包括：国际旅费、交通费、住宿费、日常伙食费、宴请费、工作报酬、赠礼等。
第九条 国际旅费是指来华人员从国境外到中国出（入）境口岸之间的往返国际机票费用或其他交通费用。按以下规则执行：
（一）邀请国（境）外来华人员的国际旅费，原则上只能乘坐飞机经济舱。与国内院士同级别的，经国际合作处审批后可乘坐公务/商务舱。财政专项经费有管理规定的，按照规定执行。
在科研经费中列支邀请来华人员国际旅费的，可由科研项目负责人自行选择来访人员乘坐飞机舱位等级（公务舱或经济舱)，教授（正高级）职称人员可选择乘坐飞机公务舱；
（二）由校内邀请单位购买并垫付机票费用的，邀请单位经办人应通过学校规定的方式购买航班机票。报销时按购票渠道提供相应凭据办理报销手续；
（三）受邀国（境）外专家按照乘坐飞机等级要求可以自行购票，以“航空运输电子客票行程单”、非国内航空公司及其代理机构提供的其他有效票据或第三方代理机构开具的有效票据作为报销凭证，与来华人员垫付的国外交通费、签证费等一并报销，原则上报销费用直接打入受邀专家本人卡中。
第十条 交通费包含城市内交通费和城市间交通费，按以下规则执行：
（一）来华人员用车应当根据实际情况安排。在符合礼宾要求的前提下，来华人员出行应当集中乘车，减少随行车辆；
（二）接待来华人员确需租用车辆的，应当从资质合格、运营规范的汽车租赁公司租用，提供完整的派车单和《公务用车审批单》；
（三）来华人员在中国境内城市间访问时，交通费报销按照学校国内差旅费管理办法执行。
第十一条 住宿费是指来华人员在华开展工作期间实际发生的住宿费用，按以下办法执行：
来华人员住宿应当注重安全舒适，不追求奢华。住宿标准原则上按照学校国内差旅费管理办法执行。专项经费有管理规定的，按照其规定执行。
第十二条 日常伙食费是指来华人员在华期间发生的日常用餐费用，按以下规则执行：
（一）来华人员日常伙食费（含酒水、饮料）标准：部级、院士及以上级别每人每天500元；其他人员每人每天300元；
（二）日常伙食费在标准内报销时，需填写《东南大学加班用餐费用报销清单》；
以上发生的日常伙食费支出不包括已领取工作报酬的来华人员。
第十三条 宴请费是指来华人员在华期间发生的宴请费用，按以下规则执行：
（一）宴请来华人员原则上安排在学校内部的宾馆和招待场所，不上高档菜肴和酒水；
（二）来华人员在华期间，宴请不得超过2次。宴请应当根据礼宾要求和工作需要。来华人员5人（含）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；来华人员超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排；。
（三）宴请来华人员（含酒水、饮料）的费用标准：部级及院士级别人员出面举行的宴会，每人每次不超过400元；其他人员出面举行的宴会，每人每次不超过300元；冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元；
（四）宴请费用报销时需填写《东南大学接待清单》，凭有效票据报销。
第十四条 来华人员酬金根据来华人员职称、学术水平、实际的工作量并参照相关职能部门酬金支付标准计算。
支付来华人员酬金需按“酬金申报业务”网上预约后和其他费用合并报销。经办人到财务处办理酬金支付前，需先到人事处人事科备案登记，加盖“非学校编制人员聘用审核专用章”，之后按以下情况办理：
（一）酬金直接打入来华人员本人卡中的，经办人持上传的东南大学酬金申报预约单、护照照片页或签证页、外籍人员登记申请表，可提前到财务处办理来华人员酬金支取业务。来华人员其他费用在所有手续办理完成后一次性报销；
（二）特殊情况下，酬金无法直接打入来华人员本人卡中的，可以先办理酬金暂付款，持暂付款单据、借款承诺书、上传的东南大学酬金申报预约单、护照照片页或签证页、外籍人员登记申请表，在代扣个人所得税之后，暂借来华人员酬金。酬金支出在来华人员其他费用所有手续办理完成之后，一并打包一次性报销。
第十五条 对外赠礼需按规定凭有效票据据实报销，具体按以下规则执行：
（一）对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有中国或学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。赠礼对象一般仅为对方团长，必要时可包括主要陪同人员，原则上只赠礼1次；
（二）对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高的一方的级别确定赠礼标准。我方或外宾方为部级或院士级别人员的，每人每次礼品不超过400元；我方或外宾方为司局级人员或教授的，每人每次礼品不得超过200元；其他人员可以视情况赠送小纪念品。
第十六条 其他费用，是指翻译费和场租费等，需按规定凭有效票据据实报销。
第十七条 来华人员在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用，均由来华人员自理。
第十八条 陪同人员费用按以下规则执行：
（一）我方陪同人员人数，应当根据礼宾要求办理；
（二）来华人员访问期间，陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等费用报销按照学校国内差旅费管理办法执行。陪同人员费用不得在邀请来华人员经费预算中支付。
第十九条 来华人员发生下列费用的，需国际合作处审批：
（一）报销以外事接待标准宴请的费用；
（二）来华人员酬金以现金形式领取的（非直接打入来华人员本人卡中的，此项审批，仅限双一流建设经费、省优势学科项目经费；其余项目经费以现金方式领取酬金的，由项目负责人负责审批）；
（三）来华人员乘坐飞机公务舱的（非科研经费支付）。
在填写完整的《邀请国（境）外来华人员费用报销说明》中的以上三个审批事项，由国际合作处逐项审批签字盖章确认。
第二十条 外国文教专家专项经费的报销按《关于印发<外国文教专家经费管理暂行办法>的通知》（外转发〔2016〕85号）规定以及学校国际合作处制定的相关规定执行。
第二十一条邀请来华人员各项费用应于外宾回国后的30天内核销，原则上应一次性合并报销，不得分开报销。
第二十二条邀请单位委托旅行社、商务公司等办理接待国（境）外团队的，需对外签订有效协议；委托旅行社等中介机构代订机票、火车票、住宿、用车等服务且代垫相关费用的，报销时需提供总发票、总费用明细清单、机票、火车票、住宿费入住明细（或酒店发票复印件）、餐费发票或清单、交通费订单（或派车单）等，可支付合理范围内的中介机构服务费。
第四章 监督问责
第二十三条 各单位应当自觉接受校内外各级审计检查部门对邀请来华人员活动及相关经费支出的审计监督。
第二十四条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究相关单位和人员的责任。
（一）已全部或部分由外单位负担，重复报销来华人员费用的；
（二）在来华人员费用中报销应由个人承担的费用的；
（三）其他违反本办法行为的。
第五章附则
第二十五条 本办法未尽事宜，国家、学校有明确规定的，从其规定。
第二十六条 本办法由财务处、国际合作处负责解释。
第二十七条本办法自印发之日起施行，原《东南大学关于邀请国（境）外来华人员费用核算管理办法》（校发〔2014〕171号）、《关于印发<东南大学关于邀请国（境）外来华人员费用核算管理办法实施细则>的通知》（校发〔2014〕210号）同时废止。学校其他相关规定与本办法有冲突的，以本办法为准。
附件：1.邀请国（境）外来华人员费用报销清单
2.邀请国（境）外来华人员费用报销说明
附件1
邀请国（境）外来华人员费用报销清单
办理“邀请国（境）外来华人员费用报销时，应提供内容填写完整、审批手续齐全的下列单据作为报销凭证：
1.东南大学“邀请国（境）外来华人员费用报销说明”；
2.通过网上预约报销系统填报“东南大学预约报销单”(外汇业务)；
3.使用专项资金的提供预算经费使用计划；
4.邀请函；
5.支付来华人员酬金的，提供来华人员护照照片页或签证页、“外籍人员基本情况登记表”、“东南大学酬金申报预约单”；
6.发生日常伙食费的，提供“东南大学加班用餐费用报销清单”；
7.发生外事宴请费用的，提供“东南大学接待清单”；
8.国际旅费、住宿费、餐费、交通费和其他费用等原始单据；支付记录（专项资金项目≥1000元、其他项目≥2000元的由校内邀请单位购买并垫付费用的）；
9.其他凭据。
各种国（境）外报销凭证须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由经办人签字。
附件2
邀请国（境）外来华人员费用报销说明
| 邀请国（境）外来华人员来访情况 来校人员姓名： 国籍： 来校人员单位： 来校人员职称、职务： 来校起止时间： 来校工作内容： |
| 费用明细汇总（专项经费请提供项目经费主管部门预算批复计划） 国际旅费： 日常伙食费： 国内交通费： 接待餐费： 住宿费： 酬金： 其他费用： 合 计： |
| 项目负责人签字： 院系公章： 经办人及联系电话： |
| 需国际合作处审批事项（以下三项需逐项审批确认）： 1、外事接待餐费： 2、以现金方式领取来华人员酬金(仅限双一流建设经费、省优势学科项目经费以现金方式领取酬金，其余项目经费以现金方式领取酬金的，由项目负责人负责审批)：
3．来华人员乘坐飞机公/商务舱（科研经费支付的由项目负责人审批）： |
| 国际合作处签章： |
1、请在完成此费用报销说明审批手续后，在财务报销平台网约来华人员报销，无需二次盖章签字。如无需要国际合作处审批的事项，则直接办理网约报销。
2、外专来华期间发生的所有费用原则上一次性报销，不得分开报销。
3、费用明细汇总中的“其他费用”栏，请详细列明费用名目及相应金额。
4、报销外专费用的各种票据及材料要求，请参照财务处报销规定。
5、双一流建设经费、省优势学科项目请提供项目经费预算批复计划。
| 东南大学校长办公室 2017年11月27日印发 |
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