报销注意事项及外航/超期说明模板
一、境外经转停留问题
1.《因公临时出国任务和财务核算审批意见表》中境外经转及停留城市需要填写完整（经停城市不包含邀请函上的目的地城市），空的地方用线划掉。填写完后方可加盖出国境任务审批专用章。
2.24h以内为“经转城市”，超过24h为“停留城市”，请在城市后标注。例：
境外经转及停留城市 | ①东京（经转）(≤1天)②大阪（停留）(2天) |
③ / (/天) ④ / (/天) |
二、同行家属问题
严禁以学术交流名义变相公款出国(境)旅游、探亲及办理其他因私事务，执行因公出国（境）任务时，不得带家属一同前往。如发生此类情况，学校将严肃追究责任，并依规依纪惩处。
三、其他注意事项
1）领取批件时会一同发放“因公出国境报销指南”，请仔细阅读并且按照要求执行，避免回来后无法报销；
2）更换项目号只需要在批件上盖章，无需在财务核算审批意见表上盖章。使用多个项目报销出国（境）费用的，批件、审批意见表上应有所有项目的项目负责人签字、部门盖章。
3）教学科研和行政管理人员长期公派出国研修6个月及以上者，持普通护照，是长期出国，非中长期出国。
4）教师不得持因私证照履行因公出国（境）任务，如确须持因私护照执行因公出国（境）任务，必须要由所在单位在OA上走校内请示流程，获批后方可持因私护照出国，否则回国后无法报销。报销时，请持：校内请示批文打印件+国际合作处提供的财务报销材料，去财务报销。
5）以外币计量的费用报销时需提供支付记录或购汇记录，如不能提供支付记录或购汇记录，不予报销。若提供的支付记录或购汇记录可显示对应的人民币金额，可按对应的人民币金额报销；若无法显示对应的人民币金额，则按照网约时的系统汇率进行折算。
6）境外会议委托境内公司收取会议注册费，报销时需提供会议主办方的委托收款证明、境内增值税发票及支付记录（开票方与收款方名称需一致）。
7）已获批出国（境）任务批件但因特殊原因未成行的，由项目负责人填写情况说明，在相关预算经费中报销已发生的费用。在领取批件时需告知我处，我处需在批件上标注未成行并盖章。
8）因公临时出国（境）住宿费标准见“东大财务”微信公众号或财务处网站。中长期出国（境）培训90天以上（不含90天）管理要求和费用开支标准参照《关于调整中长期出国（境）培训人员费用开支标准的通知》执行
9）在公派出国（境）期间，受邀参加国际会议的，应报经国际合作处审批后依据相关规定报销，不再另外领取补贴。
四、相关说明两则
乘坐境外航空说明
写清何种原因购买境外航空公司机票并提供相关证明，原因需反映客观因素，因个人主观因素造成的不予审批。
常见客观原因：(1)节省经费(2)航线仅有境外航空(3)无直达航班，第二程为境外航司…
出入境超期、出行国家(地区)和城市与批件不符说明
实际出国（境）天数（以离开、抵达我国国境相隔天数为准）小于批件审批天数的，按照实际天数计算领取补贴。
出入境时间超出批件天数、出行国家(地区)和城市与批件不符，以及其他报销内容与事前审批不符的情况，需先提供情况说明(项目负责人签字、学院分管出国境事项的副院长签字、学院盖章),最后由国际合作处审批。
出入境超期原因需是客观不可控原因，如航班延误、自然灾害、凌晨的飞机提前完成出入境手续、购买的机票为当天最早班飞机，当天只有一班飞机等。请提供相关证明附件。（注意：时差不是原因！）
出行国家(地区)和城市与批件不符，需要提供邀请信等可以证明公务活动的材料。
出入境超期说明（模板）
本人XX，在校内“因公出国境系统”申报并审批于XX年XX月XX日-XX年XX月XX日赴XX国（地区）参加XX（活动）,实际出（中国）境时间为XX年XX月XX日,入（中国）境时间XX年XX月XX日。出境/入境时超期XX天。
原因如下：…。
财务处服务指南 第一章 财务报销
因公出国（境）报销业务要件及要求 | |||||
序号 | 财务报销要件 | 要求 | |||
因公出国审批材料 | 1 | 因公出国报销网约单（若多种支付方式可选择混合支付 ，多个项目号可分别网约） | ①按照实际情况预约日期、出国人姓名、金额等。 ②报销项目号需与《批件》、《财务审批意见表》中经费号一致。 | ||
2 | 《东南大学出国、赴港澳任务批件》原件 | ①盖财务报销专用章②修改或增加国库项目需国际合作处盖章 | |||
3 | 《因公临时出国（境）任务和财务核算审批意见表》原件 | ①单位盖章，负责人签字，外办审批盖章签字。 ②要素按要求填写完整。 | |||
4 | 《因公临时出国（境）人员备案表》原件 | ①学生/持绿卡人员/中长期出访人员/外籍千人专家等无需提供。 | |||
5 | 邀请函 | ①正式文函（含时间、地点、姓名、事由等）。 | |||
6 | 财政专项预算表复印件（双一流、省重点、省优势、基本科研费等） | ||||
7 | 公务护照（教师）/普通护照 照片页复印件护照出入境签证记录页复印件 | ①学生/持绿卡人员/中长期出访人员/外籍千人专家/博士后等只需提供普通护照复印件。②支付宝查询出入境记录打印件或登机牌原件可代替护照出入境记录复印件 | |||
票据及支付记录 | 8 | 1）政府采购国际机票： 政府采购网站或具有政府采购授权的第三方代理机构购买国际机票，以标注有政府采购机票查验单号GP开头的“航空运输电子客票行程单 ”和“政府采购机票查验单 ”直接报销。 2）非政府采购国际机票： ①国（境）内机构开具的航空运输电子客票行程单或机票发票及支付记录 ，国（境）外机构开具的 Invoice/Receipt/E-ticket及支付记录。 ②代理网站或机构出具的盖章的行程单（或订单）。 | ①国内机构开具机票发票均为印有“国家税务总局监制 ”的有效票据。国（境）外航空公司网站开具Invoice/Receipt/E-ticket有效票据。 ②国（境）外航空公司机票需由国际合作处审批方可报销（非科研经费）。 ③需按级别购买相应国际机票舱位，具体见下表。国（境） 内旅费参照国内差旅费标准。 | ||
省部级人员 | 司局级人员或使用科研经费报销的教授（正高级）职称人员 | 其他人员 | |||
飞机头等舱 | 飞机公务舱 | 飞机经济舱 | |||
9 | 国（境）外城市间交通费票据及支付记录 | ①学生可报销城市间和市内交通费，教师仅予报销城市间交通费及往返境外机场的交通费。 | |||
10 | 国（境）外住宿费 1）国（境）外酒店Receipt/Invoice及支付记录，国（境）内第三方开具的住宿费税票、代理网站或机构出具的盖章的订单及支付记录。 2）长期租房：公证处公证过的租房协议及收据；或租房协议、收据及支付记录。 | ①使用科研经费报销因公临时出国（境）住宿费，标准上浮30% ③中长期出国（境）（大于90天）按生活补助形式领取。票据作为住宿依据，不再单独报销。 | |||
11 | 会议费票据及支付记录 | ||||
12 | 护照签证费、保险费票据及支付记录 | ①提供有效票据，订单不予报销。 | |||
其他 | 13 | 请用中文标注每张外文票据及相关支付记录 | ①用中文标注关键词，如收款人、付款人、时间、地点、费用项、外币金额等。 | ||
14 | 以上材料按顺序摆放，可节省经办人审核等待时间，财务报销以现场最终审核结果为准。 | ||||
注意事项： 1）省优势及研究生院项目，学生出国（境）费用报销需由研究生院在网约单和审批意见表上盖章签字。 2）团费综费等打包费用不可报销。 3）所有出国费用一次性报销，不得分次分拆报销。 4）原则上国（境）外机构开具Invoice/Receipt，国（境） 内机构开具增值税发票。所有发票的开票方必须与支付记录 收款方一致。 5）原则上非竞争性科研项目≥1000元、竞争性科研项目≥2000元提供支付记录。报销以外币计量的费用需提供支付记录或购汇记录。 | |||||
