按国家相关规定，所有师生赴境外与会，访问一个国家只批准五天，两个国家八天，三个国家十天（一般性访问不再批准）。超出此时限者，不予批准。
合作研究、研修、培训、学习、竞赛等出国（境）事项，严格按邀请函邀请日期报批，赴外时间不得增加，故所持邀请函件一定注明邀请赴外日期及日程安排。邀请函邀请日期不明确的及无日程安排的，不予审批。
按国家相关规定，教师执行因公出国（境）任务，必须办理因公护照（因公赴港澳通行证），严禁持因私证件，今后持因私证件出国（境）者，国际合作处不予办理任何手续。
一、 教师出国（境）申报
（一）申报表填写要求：
2、出国（境）30天以上（含30天），请至人事处会签。
3、涉密人员请至校保密办会签。
5、出国（境）如使用985经费、211经费、重点学科建设经费，请附经费计划书。
（注意：表格请逐项认真填写，出访经费请一定要认真填写，批件上会打印所填写经费号，财务处根据批件上的经费号予以报销、校领导审批后不得更改经费号。）
（二）政审表填写要求：
以上表格填好后，请附邀请函复印件两份，一并交国际合作处，等校内批件和政审审批通过后再办理护照及签证手续。
（三）批件和政审下发后办理以下手续：
因公护照:
1、未办理过因公护照或因公护照过期，需新办电子护照者，请准备两寸白底彩照（标准二寸），以及身份证复印件）
因公出入境证件数码照片规格样式.doc（省外办提供），新版电子护照申请表需要本人亲笔签名（会扫描在新办护照上）。
2、请到国际合作处（四牌楼老图书馆110办公室）专用电脑在线填写 “申请电子护照签证事项表”和“因公电子护照申请卡”。
签证手续：
1、所赴国家如是因公免签国家，省外办办理出境卡后，持因公护照即可出国。
2、如所赴国家的签证还未过期，办理完上述手续后即可出国，
3、需办理签证，请准备各领馆需要的签证材料：
4、完成出国（境）任务归国后，按国家有关规定，请必于10日内将护照或赴港澳通行证上交国际合作处统一保管，逾期不交者，将于两年内不予办理赴外手续。
二、 研究生（硕士、博士）出国（境）申报
2、在外经费来源为导师科研项目的需填写项目号并需导师签字同意，经院系领导签字盖章后的申请表及邀请函复印件一份报国际合作处。
3、出国（境）三个月以上（含三个月）《东南大学研究生因公出国（境）申请表》的反面必须至四个部门签字盖章。
说明：学生需执因私护照出国（境）并自己办理有关的签证手续。如学生户口在校内的，可在申请表经院系领导签字盖章后，将申请表正面复印，执复印件赴校保卫处办理有关的办理护照手续。签证过程中，需办理学校相关文件的，需将领馆网站的相关页面打印，再至国际合作处办理（待申请批准后才能办理有关签证文件）。
学生自行至相关国家驻上海领馆进行签证！（江苏省外事办公室可代为办理韩国、日本的因私签证手续，学生也可申请由国际合作处代为办理上述国家的签证手续。）
学生归国后请至国际合作处领取批件，至财务处报销。
4、出国（境）如使用985经费、211经费、重点学科建设经费，请附经费计划书。
三、 本科生出国（境）申请
2、在外经费来源为导师科研项目的需填写项目号并需导师签字同意，经院系领导签字盖章后的申请表及邀请函复印件一份报国际合作处。
3、出国（境）三个月以上（含三个月）《东南大学本科生因公出国（境）申请表》的反面必须至四个部门签字盖章。
4、出国（境）如使用985经费、211经费、重点学科建设经费，请附经费计划书。
说明：学生需执因私护照出国（境）并自己办理有关的签证手续。如学生户口在校内的，可将申请表复印，执复印件赴校保卫处办理有关的办理护照手续。签证过程中，需办理学校相关文件的，需将领馆网站的相关页面打印，再至国际合作处办理（待申请批准后才能办理有关签证文件）。
学生自行至相关国家驻上海领馆进行签证！（江苏省外事办公室可代为办理韩国、日本的因私签证手续，学生也可申请由国际合作处办理上述国家的签证手续。）
学生归国后请至国际合作处领取批件，至财务处报销
四、赴台人员申报
近期赴台交流日益频繁，特将有关办理赴台手续说明如下：
赴台与会及交流合作必须赴校港澳台办公室办理相关手续，如随赴台旅行团队赴台参与任何交流活动而产生的后果由本人承担（由此赴台因无批件不能报销，且是错误行为）。
（一）赴台参加国际会议及两岸会议（需在与会前两个月申报）需准备以下材料，且所有材料必须为中文：
1、邀请函
2、在台日程（由邀请方提供：大陆地区XXX来台从事相关活动行程表）
3、邀请方简介
4、会议承诺函（会议承办方必须承诺会议是学术会议，无“一中一台”及“两个中国”等政治敏感问题。）
5、全体与会人员名单（只要姓名与单位）
（申报时上述材料需各一式三份）
将上述所有材料报校港澳台办公室，港澳台办公室出草文件向省台办申报。
（二）赴台进行文化及科技交流活动（含两岸会议）需准备以下材料：
1、邀请函
2、在台日程（由邀请方提供：大陆地区XXX来台从事相关活动行程表）
3、邀请方简介
（三）学生赴台：
将上述所有材料报校港澳台办公室，港澳台办公室出草文件向省台办申报。
待省台办下达最终批件后，申请人持省台办批件原件、台方的入台证（一定要彩色打印）、身份证复印件、户口本复印件、因公临时赴台人员备案表、并填写 中国公民出入境证件申请表.doc，赴南京市公安局出入境管理处办理“大陆居民往来台湾通行证”。
国际合作处/港澳台办联系人：郝庆九 83793215（赴台手续、校内申报）
徐读山 83793015（因公护照、各国签证、港澳通行证）
耿红梅 83795067（校内申报、校内批件查询）
