东南大学国际会议管理规定（试行）
第一章 总则
第一条 为规范和完善管理，扩大对外交流，提升学术影响力，根据教育部《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则（试行）》（教外际〔2006〕105 号）、《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371 号）等文件精神，结合我校实际情况，制定本规定。
第二条 本规定中的国际会议是指在我国国内（不含港、澳、台地区）举办（主办或承办）的、与会者来自3个或者3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的论坛、研讨会、交流会、报告会等相关学术会议（以下简称会议）；双边会议是指在我国国内（不含港、澳、台地区）举办（主办或承办）的、与会者来自2个国家或地区（不含港、澳、台地区）的会议；两岸会议是指在我国国内（不含港、澳、台地区）举办（主办或承办）的、参会代表来自于中国大陆和中国台湾的会议。
第三条 举办国际会议，应遵循服务发展、目标明确、讲求实效、厉行节约的原则，切忌为片面提升会议影响，盲目扩大会议规模、提高礼宾规格，禁止举办内容重复、空泛、无明确目的的国际会议。
第二章 会议类别
第四条 国际会议分为重大国际会议与一般性国际会议。
第五条 重大国际会议包括：
（一）外宾人数在100人及以上或会议总人数在400人及以上的社科类国际会议，以及外宾人数在300人及以上或会议总人数在800人及以上的自然科学类国际会议；
（二）有外国政府正部长及以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议；
（三）邀请党和国家领导人出席的国际会议；
（四）其他事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题等的国际会议。
第六条 一般性国际会议包括：
（一）外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的社科类国际会议，以及外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学类国际会议。
（二）国际合作项目中的工作会议。
第三章 管理机制
第七条 教育部是我校举办国际会议的上级主管和审批部门。
第八条 国际会议实行归口管理、分级负责。国际合作处为学校国际会议的归口管理部门，负责国际会议的报批和外事管理。学院等承办单位全面负责会议的举办事务。
第九条 财务处负责国际会议的财务管理及核算；保密办负责国际会议的保密审查及保密教育；保卫处负责国际会议的安全保卫工作。
第十条 凡以东南大学名义主办、承办或者协办的国际会议，必须以学院一级为举办单位，学院须成立以学院领导为组长、由主办会议的学科负责人参加的国际会议领导小组。
第十一条 鉴于国际会议对学科发展的积极作用，鼓励学院对于参与国际会议举办工作的教职工根据其承担的具体任务在年终考核时予以工作量上的相应认定。
第四章 会议报批
第十二条 国际会议实行国务院、教育部和学校三级审批机制。凡是以东南大学名义举办的国际会议必须申报并获得批准后方可举办，严禁校内单位或个人未经报批私自举办国际会议。
第十三条 国际会议遵循谁主办、谁申报，谁组织、谁负责的原则。对于在我国境内（不含港、澳、台地区）举办，境外机构为主办单位、东南大学为承办单位的国际会议，应由我校履行相关报批手续。
第十四条 重大国际会议须由学院报送学校审核，再由学校报送教育部审核，最终再报送国务院审批。重大国际会议须遵循先预报、再申报的原则，重大国际会议须于每年的10月1日前向学校预报，并至少提前一年进行正式申报。
第十五条 符合下列任何一个条件的一般性国际会议，须由学院报送学校审核后再报教育部审批：
（一）社会科学类国际会议；
（二）属于自然科学类会议，但是涉及尖端科技、军事技术、武器装备、航空航天、生物技术、基因数据、边界海洋、或者密码技术等领域；
（三）会议总人数多于300人，或者外宾人数多于30人的自然科学类会议；
（四）涉及驻华使领馆人员出席会议；
（五）此类以线下方式举办的国际会议须提前3个半月进行申报，此类以纯线上或者线上线下结合方式举办的国际会议须提前1个半月进行申报。
第十六条 同时满足下述所有条件的一般性国际会议由学院报送学校审批：
（一）属于自然科学类会议，不涉及尖端科技、军事技术、武器装备、航空航天、生物技术、基因数据、边界海洋、密码技术等领域；
（二）会议总人数少于300人，且外宾人数少于30人；
（三）不邀请党和国家领导同志和国外政要及前政要参会；
（四）不涉及驻华使领馆人员出席会议；
（五）此类国际会议须提前1个月进行申报。
第十七条 不符合申报时限的国际会议不予受理。
第十八条 学院申报国际会议时须向学校提交《东南大学申报国际会议经费来源说明》、《东南大学国际会议审批、备案登记表》和《东南大学关于举办国际会议的请示报告》。
第十九条 会议获批后不得擅自取消，不得更改会议名称、会议规模、举办时间、举办地点、合办单位等会议要素，如确有必要，须提前10个工作日提交相关请示，获批后方可取消或者更改。
第二十条 会议结束一个月内须向学校提交会议总结报告、参会人员信息表、会议照片等总结材料。
第二十一条 如有境外非政府组织为合办单位，须按照相关要求履行报备手续。
第五章 经费管理
第二十二条 举办国际会议须遵照《财政部关于印发〈在华举办国际会议经费管理办法〉的通知》（财行〔2015〕371 号）、《关于印发〈东南大学会议费核算管理办法〉的通知》等财务规定。
第二十三条 学校设立专项资金，必要时予以适当资助。国际合作处负责对会议性质、规模、水平、预算等进行审查和评估，确定资助额度并进行分级审批。有资助需求的会议，须在每年的11月1日前报送学校审核。
第二十四条 申报国际会议时，须向学校提交《东南大学申报国际会议收支预算表》，以加强预算管理，明细预算编制，合理使用资金。
第二十二五条 国际会议申报获批后，举办单位须在学校财务处设立账户。举办国际会议取得的各项收入，包括会议注册费、专项资助、拨款、赞助收入及其他收入等，必须统一纳入学校预算管理，单独核算。
第二十六条 经费使用应遵循“厉行节约、严格开支，参照惯例、规范管理，单独核算、专款专用”的原则，严格执行会议预算及标准，不得擅自改变会议资金用途，不得挪用、截留、侵占会议经费。
第二十七条 遵循国际惯例，合理地向参会代表收取会议注册费（办会资金全部由外单位赞助的除外），部分受邀作主旨报告的嘉宾可根据实际情况予以减免。
第二十八条 从严从紧控制经费支出。除特邀作主旨报告的嘉宾外，原则上不承担会议代表往返国际国内旅费（包括往返机场的交通费）及食宿费用（缴纳食宿费的除外）。
第二十九条 经批准后可从收取的会议注册费或赞助费中支付特邀主旨报告嘉宾报告费等，酬金标准参照《关于印发〈东南大学会议费核算管理办法〉的通知》等财务规定执行。
第三十条 如存在其他特殊情况，应另行提交相关情况说明，经审批同意后遵照执行。
第六章 相关要求
第三十一条 原则上不得跨省市、跨系统举办国际会议，不得在异地旅游城市举办国际会议。
第三十二条 不得随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”等称谓。
第三十三条 以东南大学名义主办或者承办的国际会议，学院等非独立法人机构不得擅自对外签订协议。
第三十四条 不得利用国际会议进行公费旅游、营利创收。
第三十五条 重大国际会议和敏感议题的国际会议须提交会议应急预案。
第三十六条 参加国际会议的外国代表人数不能低于总人数的五分之一。
第七章 奖惩办法
第三十七条 对于严格执行本管理管理，会议产生积极影响的举办单位，或者其举办的国际会议获得上级主管部门表彰或奖励，学校会在其下一年度举办的国际会议中予以一定的资助。
第三十八条 对于违反本管理规定的举办单位，根据其造成的影响程度，分别予以警告、校内通报、取消下一年度举办国际会议资格、移交纪委或者司法机关等相应惩罚。
第八章 其它事项
第三十九条 中外双边会议及两岸会议参照本规定执行。
第四十条 本规定由国际合作处解释。
第四十一条 本规定自公布之日起施行。